参照元：AlessandroZocc-iStock.
こんにちは。ゆーほーです。
今回は、圧倒的に仕事の効率が高まる「ポモドーロ・テクニック」について紹介していきます。
YouTubeでも同内容解説していますので
是非こちらもご覧ください！
「ポモドーロ・テクニック」とは
「25分間集中ワーク・5分間休憩」という30分をひとくくりとして仕事や勉強に取り組む、時間管理術のことです。
ちなみに余談ですが
「ポモドーロ・テクニック」は
1980年代にイタリア人のフランチェスコ・シリロさんによって考案された時間管理術のようです。
そして、シリロさんがトマト型のキッチンタイマーを使っていたので
イタリア語でトマトを意味する「ポモドーロ」が名前としてつけられたとのこと。
（参照元：Wikipedia）
皆さんこんなことってありませんか？
- 提案資料を今日中に作り終えようと思って、取りかかったのに、、、1日経っても全然終わらない
- 余裕がある納期の仕事をもらっても、結局いつも直前になってしまう
きっと誰しも、そんな経験あるんじゃないかと思っています。
僕自身もずっと、そんな仕事の仕方をしていました。
ただ、今回紹介するポモドーロ・テクニックを使い始めてから
気付いたら時間だけ過ぎているみたいなことはなくなりましたし
納期が先の仕事も前もってガンガンこなしていけるようになりました。
- 仕事中ぼーっとして作業進んでいない時間あるなと感じている方
- 締め切り直前にならないとスイッチが入らない方
は是非実践してみて欲しいです。
きっと仕事の生産性が高まる実感を感じていただけると思います。
ポモドーロ・テクニックを実施する「メリット」
まずはポモドーロ・テクニックの「メリット」についてお話ししていきます。
僕自身が感じているメリットは3つあります。
メリット１「高い集中力を発揮できる」
メリット1つ目は「高い集中力を発揮できること」です。
結果として、作業効率が上がります！
なんで集中力が発揮できるのかというと、要因は３つあると考えています。
◎要因１「シングルタスクになるから」
１つ目の要因は「シングルタスクになるから」です。
具体的なやり方は後ほど解説しますが
ポモドーロ・テクニックでは、25分間で取り組むと決めたタスク以外は全てシャットアウトします。
作業を妨げるメールやチャットの通知はもちろん切りますし、決めたタスク以外には手を出しません。
そうすると自然とシングルタスクになります。
皆さんも実感あると思いますが、1つのことに集中していた方が、作業効率は上がりますよね。
でも、ほとんどのビジネスマンの方は、マルチタスクをしてしまっていると思います。
作業中でもメールやチャットで通知がガンガンきて、反応しちゃいますよね。
メールなど、すぐに対応しなかったとしても
頭の中で「あぁあのメール返さなきゃ」とか邪念が生まれているだけで、作業効率下がると思います。
マルチタスクをしてしまうと、約40％も生産性が下がるとも言われているので
強制シングルタスクになるポモドーロテクニックは非常に有効だと思っています。
◎要因２「〆切効果が働くから」
2つ目の要因は「〆切効果が働くから」です
これは誰しも経験あると思います。
〆切に余裕がある時は、全く作業が捗らなかったのに
〆切直前になると急にエンジンがかかって、一気に仕事を終わらせるということも、多いんじゃないでしょうか。
〆切が近いと集中力が発揮できるのであれば
25分単位で〆切を作ってしまいましょうというのが
ポモドーロ・テクニックです。
〆切効果を上手く働かせることができるので、集中力が発揮できます。
◎要因３：「25分という時間設定が適切だから」
３つ目の要因は「25分という時間設定が適切だから」です。
何かに長時間集中し続けることって難しいですよね。
人間が集中し続けられる時間については、科学的な見解でも諸説あるみたいなのでなんとも言えないんですが
僕個人の感覚としては、この25分という時間設定が絶妙だなぁと感じています。
過去にも、90分や60分を1タームとして、集中タイムを実践したこともあるんですが
60分とか、90分になると、やっぱり時間が長過ぎて途中で他のことを始めたり、集中力が途切れちゃうことが多かったんですよね。
25分であれば、体感としても短いので、注意力散漫な僕でも集中力を保ちやすいです。
メリット２「自分の能力がわかる」
メリット2つ目は「自分の能力がわかること」です。
「自分の能力」の現状を正しく知ることによって
そこに対する改善行動を取っていけるようになります。
ここで言う能力というのは
「集中力」と「仕事のスキル」のことです。
◎集中力
まず、「集中力」については
25分間集中し続けるチャレンジをすることで
自分の集中力がどれほどのものなのかを測ることができます。
結構25分でも集中仕切るのって難しくて
メールチェックしたいとか、スマホに手を伸ばしたいとか、色んな邪念が湧いてきます。
僕はポモドーロ・テクニックを導入してみて、いかに自分の集中力が低いかということを痛感しました。
ただ、その現状の能力を知ることが凄く重要だと思っています。
自分の集中力が現状どれくらい保てるのかを知り
そして、何によって集中力が妨げられているのかを把握することで
もっと集中力を持続させるための改善策をとることができます。
例えば僕の場合
最初はスマホで時間を測っていたので
スマホに手を伸ばして集中が途切れることが多かったです。
これをPCのタイマーに切り替えることで、改善したこともありました。
このように、日々改善を続けていけば
徐々に自分の集中力を保つやり方が見えてくると思います。
◎仕事のスキル
次に「仕事のスキル」についてです。
ポモドーロテクニックでは
25分間で何をどこまで進めるのかという具体的な計画を立てます。
そこに対して、実績としてどれくらい進められたのかを振り返ることで
自分のスキルを測ることができます。
例えば、提案資料作成を25分で終わらせると見立てて取り組んだのに
実際は、３割程度しか終わらなかった、、、
みたいなことも多々あると思います。
自分の能力を過信していたケースですね笑
「あ、この仕事にこんなに時間かけてるのか、、、しょぼいなー自分、、」という
スキルに対する課題認識が生まれてくると思います。
そのイケてない自分を解消するための改善を続けていけば
どんどん仕事も早くなっていきますよね。
メリット３「自己肯定感が高まる」
メリット3つ目は「自己肯定感が高まること」です。
短時間で沢山のアウトプットを出すことができると
達成感を感じて、自己肯定感が高まる実感があります。
僕の例を挙げると
プレゼン発表の準備が、いつもなら発表前日までかかっていたんですが
ポモドーロ・テクニックを駆使して、〆切２週間前に終わった時は
成長実感を感じましたし、凄く自己肯定感が高まりました。
だらだら長い時間、無駄に仕事している自分よりも
テキパキ短い時間で成果を出せる自分の方がいいですよね。
ポモドーロ・テクニックを活用することで、生産性が上がって、毎日の充実度が高まっていくと思います。
ポモドーロ・テクニックの「実践方法」
次に、ポモドーロ・テクニックの実践方法について解説していきます。
実践の手順としては
「見立て」と「実践」に分かれます。
【見立て】スケジュールを立てる
まず、【見立て】としては
30分刻みでスケジュールを立てていきます。
僕はスケジュール管理を「Googleカレンダー」で行っていますが、これは何を使っていただいても問題ないと思います。
スケジュールを立てる上でのポイントが4つあるので紹介していきます。
◎ポイント１「無茶な計画は立てない」
ポイント1つ目は「無茶な計画は立てないこと」です。
あまりにも無茶な計画を立ててしまうと
仕事が全然終わらず、途中でスケジュールを組み直す作業が多発してしまいます。
ターム間の休憩時間も5分程度しかないので、毎回スケジュールを組み直すほどの時間はないと思います。
初めのうちは、自分の仕事のスピードがわからなくて正しく見立てられないと思いますので
ある程度、バッファを持たせた計画をすることをおすすめします。
◎ポイント２「長時間タスクは細分化する」
ポイント2つ目は「長時間タスクは細分化すること」です
資料作成2時間みたいな形で、スケジューリングする方も多いと思うんですが
そういった長時間のタスクは細分化してください。
- 骨子の「メモ書き」で１ターム
- スライド構成の「メモ書き」で１ターム
- 実際の「PPT作成」で２ターム
という形で
作業を細分化して30分ごとのスケジュールに落とし込んでいきましょう。
◎ポイント３「適宜長めの休憩をとる」
ポイント3つ目は「適宜長めの休憩をとること」です
25分間だけでも、集中すると結構疲れます。
何タームも続けて、ヘロヘロの状態でやっても、集中力は下がってしまいますので
疲労感を感じてきたら、15〜30分程度の休憩を挟むようにしましょう。
僕の場合は、大体４ターム、2時間に1回くらいは長めの休憩を挟むようにしています。
◎ポイント４「前日の夜にスケジュールを立てる」
ポイント4つ目は「前日の夜にスケジュールを立てること」です。
多くの人は疲れている夜よりも、朝の方が頭は働きやすいと思います。
その朝の時間をすぐに作業に充てられるようにするため
僕は、前日の夜にスケジュールを立てるようにしています。
仕事終わりの最後の10分程度でスケジュールを立てておくと
翌日朝から、すぐに作業に取り掛かれるのでおすすめです。
【実践】「25分集中＆5分休憩」を繰り返す
次に【実践】です。
25分間の集中ワークと5分間の休憩を１タームとして、これを繰り返していきます。
このポモドーロ・テクニックを実践する上でのポイントが２つあります。
◎ポイント１「ターム内での中断はNG」
ポイント1つ目は「ターム内での中断はNG」ということです。
25分の間で中断をしてしまうと、やっている意味がなくなってしまうので
極力中断は避けるようにしましょう。
とはいっても、中断せずにやり切るのって最初は結構難しいです。
ただ、その集中を妨げる要因を事前に知っておき対策を打つことで
中断するリスクを低減することはできます。
集中を妨げる要因は、大きく分けると
- 「内的要因」
- 「外的要因」
に分けられます。
「内的要因」は
- コーヒー入れたくなったり
- メールみたくなったり
- ネットサーフィンしたくなったり
自分自身の弱さからくるものです。
でも、それらの誘惑に負けてはいけません！
極力、これらの誘惑にかられないように
- ポモドーロを始める前にコーヒーを入れていく
- メールの通知を切っておく
など工夫しておきましょう。
それでも誘惑に負けてしまった時は、中断理由をメモに残しておいてください。
次回以降、同じ失敗を繰り返さないように改善していけばいいだけです。
「外的要因」は
- 職場で他の人に話しかけられる
- 電話がかかってくる
など、自分がコントロールできない範囲で中断してしまうことを指します。
ただ、ほとんどのことは「２５分後の対応」でも問題ないはずです。
極力、ポモドーロ中は中断せずに、休憩時間などで対応するようにしましょう。
電話は通知を切れば済む話ですが
周囲から話しかけられてしまうという点については、より対策が必要ですね。
話しかけられない環境でワークするか、周囲に３０分ワークしますと宣言するなど
工夫していきましょう。
それでも中断してしまったという時もあると思います。
気持ちを切り替える上でも
再開する時はタイマーをセットしなおして１からスタートさせることをおすすめします。
◎ポイント２「見立ての実績の差分を記録する」
ポイント2つ目は「見立てと実績の差分を記録しておくこと」です。
メリットの部分でも散々話しましたが
自分がどれくらい集中できたのか、なんの仕事に何分かかったのかを把握していくことが
生産性を上げていく上では非常に重要です。
なので
立てた予定に対して、どれくらい進められたのかを記録しておきましょう。
記録すると言っても
僕の場合はA4のコピー用紙に30秒くらいでそのタームの振り返りを記載している程度です。
本当は保存できるメモ帳などで残した方がいいのかもしれませんが、僕は効率重視でやっています。
自分の能力を適切に把握することで、今後のスケジュールの見立てが付きやすくなります。
それだけでなく、いかに自分の仕事が遅いのかを可視化できるので
課題認識を持ちやすくなると思います。
その課題を改善する行動をしていければ、どんどん仕事も早くなっていきます。
今回紹介したのは
僕が実際に取り入れいているやり方になります。
正式にはシートを使うなど、もっと細かくやる方法もあるみたいなので
本格的なポモドーロ・テクニックを取り入れたいという方は
参考になる書籍を貼っておきますので参考にしていただければと思います。
- 集中力を欠いてだらだら作業をしている時
- ポモドーロ・テクニックを使って、集中している時
を比較すると
同じ作業をしていても、倍くらいスピードが変わると感じています。
短い時間で沢山のことをこなして、成果出していきたいですよね。
仕事もプライベートも、生産性高く進められた方が、嬉しいですよね。
一度切りの人生、限られた時間を有効活用して
充実した毎日にしていきましょう！