こんにちは。ゆーほーです。
今回は「生産性を2倍に高める仕事術５選」という話をしていきます。
YouTubeでも解説しているので
是非こちらもチェックしてみてください。
僕は元々
- 平日：朝9時から夜22時過ぎまで働く
- 土日：どちらか必ず出勤
というような生活を送っていました。
一言で言うと【社畜】です。笑
そんな僕が
本業の成果を高めながら
平日でも毎日5時間副業時間を捻出できるようになったのは
間違いなく、日中の仕事の生産性が高まったからです。
仕事の取り組み方を少し工夫するだけで
一気に業務時間を短縮することは可能です。
- 副業や、やりたいことのために、もっと仕事早く終わらせたい
- 仕事の処理スピードを上げて、成果を出せるようになりたい
そう思っている方の参考になれば嬉しいです。
では早速いきましょう！
生産性を2倍にする仕事術① 「仕事を終わらせる時間を明確に決める」
生産性を2倍に高める仕事術 1つ目は
「仕事を終わらせる時間を明確に決めること」です。
こうすることで
仕事の量に左右されてしまう「受け身」な時間の使い方から脱却し
限られた時間内でどうタスクをこなそうかという「能動的」な時間の使い方を考えるようになります。
どういうことか具体例を挙げてお話しします。
Aさんは目の前の仕事を順番にこなしていくスタイル
その日のタスク5つは普通にこなしたら22時までかかってしまう量だとします。
明確な時間目標がないAさんは
単純に22時までかけて仕事をしてしまいますよね。
ほとんどの方がそんな働き方をしているんじゃないでしょうか？
一方、Bさんは20時までに終わらせるという明確な目標を持っています。
どうやっても20時までに仕事を終わらせたいんです。
12時間かかるタスクをどうやったら10時間で終わらせられるのか
必死に考えますよね？
明確な目標があれば、生産性を上げるための思考が生まれます。
例えば
- 【外注】タスク②の一部はアシスタントさんにお願いしよう
- 【仕組化/効率化】タスク④の一部は単純作業だから、自動でできるように仕組化しよう
- 【優先順位付け】タスク⑤って、リターンを考えると、最低限のアウトプットでいいんじゃないか？
このような様々な工夫が生まれます。
工夫を続けていくことで、どんどん時間を圧縮できるようになってきます。
この積み重ねは本当に大きいです。
裏を返せば
何時までに終わらせるという目標を明確に持っていない時点で
仕事量が少ない時でないと、早く仕事が終わらない状態になってしまう可能性が高いです。
タスク量に主導権を握られる働き方ではなく
自分で能動的にコントロールできるようにしていきましょう。
生産性を2倍にする仕事術② 「ボールは瞬時に手放す」
生産性を2倍にする仕事術２つ目は
「ボールは瞬時に手放すこと」です。
仕事って誰かと協働しながら進めることが多いですよね。
そういった仕事は、ボールを受け取ったら、即パスをだしましょう。
ちなみにここで言う「ボールを持つ」とは
その業務の担当になっている/責任を持っているという意味です。
仕事のボールは「爆弾」です。
自分が長く持ち過ぎていると爆発します 笑
要は、下記のような事態を招きます。
- 仕事の全体進行が遅れる
- 抱えているタスク量が多すぎると、自分の脳の処理能力が落ちる
ワーキングメモリといいますが
人の脳は一度に処理できる作業記憶の容量が決まっています。
やらなければいけないことを、大量に抱えてしまうと
思考力が低下してしまうんです。
なので、手元にボールがきたら
自分のやるべきことはなる早で対応して
すぐに次の人にパスを出しましょう。
具体例を挙げます。
クライアントから提案の依頼を受けた場合。
納品までのフローとしては下記３つになります。
- 自分が提案の骨子を考える
- データ抽出や資料の取り寄せを依頼する
- 集めた情報を元にアウトプットを作成する
この①の段階を優先的に素早くこなして
②に渡すことによって
仕事の全体進行が早くなり
タスクが手を離れている間に、別の業務に集中できるという訳です。
このように、自分の手元に残す
- タスクの数を減らし
- 自分にしかできないことに集中すること
で、仕事の生産性は高まっていきます。
生産性を2倍にする仕事術③ 「細かいタスクは秒で処理する」
生産性を2倍にする仕事術3つ目は
「細かいタスクは秒で処理すること」です。
これも、手元に残すタスクの数を減らして
自分にしかできない「重要な仕事」に１点集中していくためのコツです。
下記のような細かいタスクが
都度発生することってありますよね？
- 日程調整
- メール対応
- 歓迎会の店の予約 etc…
それらは気づいてしまったら、即処理していきましょう。
ちょっとしたタスクでも「あぁ後であれやらなきゃ〜」と頭をよぎってしまうと
ワーキングメモリが取られて、作業効率が落ちてしまいます。
心理的にも
やらなければいけないタスクが多い時って
どんよりしちゃいますよね。
細かいタスクはスケジュールに入れている暇があったら
その場で即処理してしまったほうが早いケースも多いです。
手元に抱えずに、すぐに処理することをおすすめします。
生産性を2倍にする仕事術④ 「30分刻みのスケジュールで仕事に取り組む」
生産性を2倍にする仕事術４つ目は
「30分刻みのスケジュールで仕事に取り組むこと」です。
時間あたりの生産量を増やしていくために
「〆切効果」を活用していきましょう。
人は〆切に追われている時は
えげつない集中力（笑）を発揮できます。
皆さんも、納期に余裕がある時は全然作業捗らなかったのに
〆切直前になって猛烈な集中力を発揮して
間に合わせたみたいなことってきっとあると思います。
この「〆切効果」を短いスパンで活用していくことで
継続的に集中力を保っていきましょう。
30分間で何を終わらせるのか、具体的な目標を立てながら
30分単位で仕事をこなしていきます。
時間に追われながら仕事をすることで、作業効率が高まります。
この30分ワークの具体的な活用法については
こちらの「ポモドーロ・テクニック」の記事・動画で詳しく解説していますので
合わせてチェックしてみてください。
【爆速仕事術】集中力を引き出し、爆速で仕事を終わらせる最強時間管理術！「ポモドーロ・テクニック」のメリットや、おすすめのやり方を解説します！
生産性を2倍にする仕事術⑤ 「前日の夜にスケジュールを立てる」
生産性を2倍にする仕事術5つ目は
「前日の夜にスケジュールを立てること」です。
生産性を高めるとは
「何も生み出していない時間を減らすこと」でもあります。
そのため
「今日何しようかなぁ〜」とか考えて、無駄に時間を浪費するのはやめましょう。
当日は朝から
何も考えずにすぐに行動に着手できる状態を作っておけるのがベストです。
そのため、日中の疲れであまり頭が働いていない夜のタイミングで
翌日のスケジュールを立てておくことをお勧めします。
スケジュールの立てる際のポイントとしては3つあります。
◉ポイント１ 「優先順位を考える」
1つ目は「優先順位を考えること」
自分の手元に抱えているタスクを整理して
何をどの順番でやっていけば、効率が良いのか考えていきましょう。
重要度・緊急度の４象限にタスクを分解しながら
重要度の高いものをこなしていくのがセオリーですね。
◉ポイント２ 「30分刻みのスケジュールに落とし込む」
2つ目は「30分刻みのスケジュールに落とし込むこと」
取り組むタスクを30分単位のタスクに分解して
スケジュールに落とし込んでいきましょう。
１時間資料を作るというようなタスクでも
- 提案骨子作成（30分）
- PPTの作成（30分）
というような形で分解していきましょう。
30分刻みのスケジュールをつくることで
無駄な時間を過ごさず、常に行動し続けることができます。
◉ポイント３ 「休憩やバッファなど、十分な余裕を設ける」
3つ目は「休憩やバッファなど、十分な余裕を設けること」
30分刻みのスケジュールで
タスクばかりを詰めてしまうと、流石にしんどいです笑
見立て通りに仕事が終わらないことも多々あるので
マメに休憩を入れたり、バッファを持たせるなど
ある程度ゆとりのあるスケジューリングは意識しましょう。
人は自分の能力を過大評価する傾向があって
自分の見積もりよりも1.5倍〜2倍程度仕事の処理に時間がかかる
という研究もあるようです。
そのため
自分の見立てより、１.５倍程度は余裕を持たせたスケジュールを心がけましょう。
今回紹介した点を取り入れていくことで
間違いなく、仕事の効率はUPします。
誰もが、充実した毎日を送りたいと思っているはずです。
できるだけ、短い時間で仕事の成果を出しながら
残った時間で、自分のやりたいことや、新しい挑戦していきましょう！！